+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Правила регистрации исходящих писем в организации

Правила регистрации исходящих писем в организации

Приказ по делопроизводству По материалам форума. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например:. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Делопроизводство: Типовые правила документирования

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация исходящих документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение.

При этом различают три основных потока:. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов. Пункт 3.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. Прохождение в т. Дата поступления. Наименование корреспондента.

Индекс и дата документа. Краткое содержание. Счет и акты за сентябрь. Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов. Ставить отметку штамп о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется.

Апелляционное определение Саратовского областного суда от Апелляционное определение Самарского областного суда от Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям.

Регистрация документов строится на следующих основных правилах. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку. Своевременность регистрации. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Регистрация ведется в пределах календарного года. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с Как объяснить, что так делать недопустимо? Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации?

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы? Данный учет достигается разными способами: передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа; структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов; учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем.

Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер? Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы? Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Кешбэк от государства: главные вопросы о налоговом вычете при покупке жилья. Постоянное продление срочного трудового договора не означает, что он бессрочный. Работника можно наказать за размещение оскорбительного видео об организации в Интернете.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Вид основного раздела журнала:.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Журнал регистрации исходящих документов

.

.

Регистрация исходящих писем в организации

.

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. Исходящие документы - это документы, которые составляются в организации и направляются.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2020 gorsreda73.ru